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员工垫付、报销、项目(或子公司)备用金的区别及使用方法

分类:资金 发布时间:2020-01-05 12208次浏览

 在使用《金石工程项目管理软件》的时候,通常会遇到报销怎么录入的问题,下面为大家分四种情况讲解一下:


一、员工垫付

        1、情况描述:

       公司或项目上采购一些办公用品,员工自己垫付购买,再回来报销。

        2、完整的流程解决方案:

      【其它费用单】->审核(可多级审核)->【付款申请单】->审核(可多级审核)->【付款单】。

        3、注意事项:

       (1)以上绿色部分的流程公司可根据自己的情况进行简化或省略。        

       (2)如果有多级审核的情况,尽量开启【其它费用单】的多级审核,让第一环节就进入多级审核状态,在【其它费用单审】核完成后,让最后一个审核人抄送给出纳,再由出纳做【付款申请单】自己审核后再做【付款单】。

说明:如果把多级审核放到【付款申请单】环节上,一但有人审核不通过,需要:打回付款申请单审核->冲销付款申请单->再反审核【其它费用单】,这样才能再修改【其它费用单】。这样导致反向操作很多,待来很多麻烦,所以要把多级审核环节放到前面的【其它费用单】上进行。

       (3)如果您是标准版用户,没有多级审核的功能、或者您是集团版用户不想在软件中使用多级审核来完成整个流程,可以:【其它费用单】->自行审核->打印->拿出打印结果和相关的凭证找相关的领导签定确认->【付款单】。

       (4)有发票或收据可以做【发票单】(在【财务管理】->【发票管理】中),如果还有其它的凭证,可以以附件的形式挂到【其它费用单】中。

       (5)因为钱是直接给的员工,所以在做【付款申请单】或【付款单】时,注意“收款人明细”中写名收款为垫付的员工。往来单位要写明真实单位,如果是不具名的单位,可以提前在基础信息的【往来单位维护】中添加一个名称为“零星”的单位,统一处理类似费用的支出。如下图:



       下面是最终的资金流水,看摘要我们可以得知:向[零星]单位付款,收款人是张三,如下图:


image.png


二、员工先借款后报销

        1、适用于以下情况:

       (1)公司的采购员给项目上采购材料, 该采购员平时身上都留有一定的备用金,公司需要给

做定期支配。买完材料再回公司挂账报销。

       (2)公司办公人员需要出差等提前来公司借支钱,再回公司报销。


        2、流程解决方案(分三步):

       (1)借款:【员工请款单】->审核(可多级审核)->【员工借款单】。

       (2)报销:【材料采购单】或【其它费用单】->审核(可多级审核)->【付款申请单】->审核(可多级审核)->【付款单】。

       (3)还款:【员工还款单】。


        3、注意事项:

       (1)以上绿色部分的流程公司可根据自己的情况进行简化或省略。        

       (2)本情况和(一、员工垫付)情况比较中多了前期借款步骤、后期还款步骤。中间的报销环节基本一样,区别在【付款申请单】和【付款单】中要选中“冲抵员工借款”选项,报销类别选择“个人借款”,不需要填写“收款人明细栏目”如下图:


三、项目上(或子公司)需要有备用金进行日常周转,公司定期给予支付(适用于项目上或子公司有单独的财务或者出纳人员)。


        1、情况描述:

项目上或子公司有单独的财务人员,有可自行支配的银行账号,公司定期给该账号支付资金作为该项目或子公司的备用金。

        2、解决流程方案:

       (1)让超级用户或总公司财务经理在期初使用软件时,在软件的主菜单中【财务】->【银行管理】->【银行账户信息登记】中建立总公司账户和项目部(或子公司)账户,其中总公司银行账户的授权使用人要设置为总公司的相关财务人员和总经理,项目部(或子公司)账户的授权使用人要设置为总公司和该项目部(或子公司)的相关财务人员和经理,这样总公司人员不但能查询总公司的银行资金流水还能监控到各项目部的流水,项目部(或子公司)只能查看自己的资金流水。如下图:

张飞为总公司财务能看到各分公司的账号,陈胜,吴广只能看到各自己的账号。


       (2)平时项目部(或子公司)自行花的钱做【付款单】,支付账户只能选择自己的账户。无权选择其它账户。

       (3)公司给项目部(或子公司)拨款做【银行调拨单】,其中调出银行为总公司的银行账号,调入银行为项目部(或子公司)的银行账号,如下图:


四、员工请款为”项目备用金”,该“备用金”只能应用于对应的请款项目

        情况描述

        1、项目经理提前向总公司申请项目备用金,作为项目平时的日常开支,再定期回公司财务报销,公司财务只有等到项目经理来报账时才能看到备用金的开销去向。

        2、解决流程方案:

       (1)本解决方案基本上和情况二类似,区别在于员工请款单、员工借款单的[借款类别]要为“项目备用金”,如下图:


       (2)对应的报销时做的【付款申请单】、【付款单】中,[报销类别]选择“项目备用金”,如下图: 


        支付完成之后可在“员工借款统计”-“项目备用金统计”查看到对应的项目备用金及报销金额的汇总。


        总结:

        第二种情况中员工借款后报销操作流程与第一种情况的员工垫付后报销基本一致,区别在于“借款后报销”进行付款的时候无需添加“收款人明细”栏目。

        第三种情况适用于财务或者子公司有独立的财务或者出纳人员,总公司给项目或者子公司调款之后可实时看到款项的调拨情况。

        第四种情况适用于项目无独立的财务或出纳人员,需要员工申请项目备用金。资金的使用情况是在对应的资金支出完成报账的时候可查看到。操作与第二种情况基本一致,区别在于“员工请款借款时”借款类型选择“项目备用金”,报销时报销类别选择“项目备用金”。情况二是以人名借款,报销时报哪个项目的都不限制。情况四是以人名、项目两个条件借款,而且在报销时也要按借款时的条件报销,项目专款专用,不能再去报销别人或别的项目。