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建设工程项目资料管理的法律风险及防范

分类:行业新闻 发布时间:2020-02-20 495次浏览

建设工程项目资料反映着企业、承包人的项目管理水平,律师讨论建设工程项目资料,一般是从证据资料角度剖析其重要性,这是因为建设工程项目资料在工期责任纠纷、价款结算纠纷、竣工验收等环节中有重要意义,是律师、企业进行谈判、解决争议纠纷的有力支撑。


市场经济条件下,商业主体并不希望发生争议,但很多时候争议甚至诉讼或仲裁程序不可避免,因此规则意识、风险防范意识和证据保全意识至关重要。


一、项目资料的法律内涵及范围


《建筑法》(2011年)第六十一条第一款规定:“交付竣工验收的建筑工程,必须符合规定的建筑工程质量标准,有完整的工程技术经济资料和经签署的工程保修书,并具备国家规定的其他竣工条件”。


不同阶段项目资料的范围:


1、工程准备阶段


立项文件、职能部门审批文件、勘察设计文件、招投标文件、开工审批文件、工程造价文件等。


2、工程进行阶段


监理文件、监督控制文件、质量控制文件、造价控制文件、工期管理文件、施工管理文件、施工记录文件等。


3、工程验收与竣工阶段


质量验收文件、施工验收文件、竣工图、竣工验收与备案文件、竣工决算文件等。


二、项目资料管理的法律风险


(一)业主单位和施工单位的法定义务


《建设工程质量管理条例(国务院,2017修订)》第十七条规定:“建设单位应当严格按照国家有关档案管理的规定,及时收集、整理建设项目各环节的文件资料,建立、健全建设项目档案,并在建设工程竣工验收后,及时向建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案”。


第十六条规定:“建设单位收到建设工程竣工报告后,应当组织设计、施工、工程监理等有关单位进行竣工验收。建设工程竣工验收应当具备下列条件:完成建设工程设计和合同约定的各项内容;有完整的技术档案和施工管理资料;有工程使用的主要建筑材料、建筑构配件和设备的进场试验报告;有勘察、设计、施工、工程监理等单位分别签署的质量合格文件;有施工单位签署的工程保修书”。


从上述法律规定,可以看出业主单位和施工单位所做的建设项目各环节的文件资料、项目档案就是其主张权利、解决纠纷的证据。


1、确认工程量


《建设工程施工合同解释一》第十九条规定:“当事人对工程量有争议的,按照施工过程中形成的签证等书面文件确认。承包人能够证明发包人同意其施工,但未能提供签证文件证明工程量发生的,可以按照当事人提供的其他证据确认实际发生的工程量”。


2、确认竣工日期


《建设工程施工合同解释一》第十四条规定:“当事人对建设工程实际竣工日期有争议的,按照以下情形分别处理:承包人已经提交竣工验收报告,发包人拖延验收的,以承包人提交验收报告之日为竣工日期”。


3、承包人主张顺延工期、赔偿损失


《中华人民共和国合同法》(1999年)第二百八十三条规定:“发包人未按照约定的时间和要求提供原材料、设备、场地、资金、技术资料的,承包人可以顺延工程日期,并有权要求赔偿停工、窝工等损失”。


4、支付工程款


财政部、建设部关于印发《建设工程价款结算暂行办法》的通知(财建[2004]369号)第十四条规定:“单项工程竣工后,承包人应在提交竣工验收报告的同时,向发包人递交竣工结算报告及完整的结算资料”。


三、项目资料管理的风险防范


(一)宏观层面---整体把控


及时履行提供工程资料的义务;建立和贯彻证据保全意识;建立专门的文档保管、归档制度,安排专人负责文档的保管和归档工作;完善管理流程。


1、合同签订


明确资料的编制单位、编制套数、编制费用及承担单位、质量要求和移交时间等内容。


2、合同履行


组织和监督相关工程文件的形成,收集和整理文件,对文档进行分类归档管理。


3、合同救济


要求承包单位提交工程资料,承包单位违反义务的,可以要求其承担违约责任。


(二)微观层面


1、重视原件


《中华人民共和国民事诉讼法(2012修正)》第七十条规定:“书证应当提交原件。物证应当提交原物。提交原件或者原物确有困难的,可以提交复制品、照片、副本、节录本”。


日常使用应以复印件或电子版为准。若必须使用原件的,办理借用人员与资料员进行交接的签字手续。如在竣工结算时,业主单位坚持必须交付原件或根据合同约定应当提交原件结算资料的,则应当办理原件交接的签字手续,列清单写明哪些资料是原件、原件的名称和页数,并且一定要保留递交结算资料的复制品。


建立文件签收制度。在签收重要文件、合同、会议纪要、联系单、预决算书等工程资料时,需收件人签字,登记工作单位、签收时间及份数。凡因工作需要借阅工程资料时,须填写借阅登记表,妥善保管图纸、资料,并及时归还。人员离职或调换岗位时,需办理所有资料的归还手续。


2、重视与工程款结算的相关文件


(1)指令是变更合同价款和索赔的基础性资料。例如开工典礼指令、要求进场指令、要求赶工指令、现场发生拆改指令、额外的安全文明施工指令、增加合同外工作量指令等。指令可以以指令单的方式出现,也可以以工作联系单、会议纪要,甚至微信、短信的方式出现。


(2)实施方案 在价款结算中很多没有形成工程实体的工作量或者虽然构成工程实体但难以事后核查的工作量,如果施工过程中没有业主单位或施工监理对实施方案的确认,结算中难以计算费用,如赶工方案、临时设施方案、停工期内现场维护方案、复工方案、重要机械设备的安装拆除方案。


指令只是表示业主单位同意变更,但无法体现出实施变更所需要的工作内容。因此,在指令之后,总承包单位应根据必要性尽快提交实施方案,依照实施方案才能计算价款。


3、重视与工程质量相关的文件


维修证明总承包单位维修后应及时取得业主单位出具的已经维修的证明,并将已经维修的事项发函告知业主单位,避免发生诉讼后,业主单位会以总承包单位没有履行维修义务进行抗辩或反诉,或借机拖延竣工结算办理时间。重视与工期计算相关的文件,开工指令、开工异议、工期延长申请和调整工期报告。


对于施工监理或业主单位发出的开工指令,总承包单位要根据实际是否具备开工情况进行审查,如果不具备大规模条件,应当向业主单位提出开工异议。确因业主单位责任导致工期延长的,应在合同约定的期限内申请延长工期,同时按照约定向业主单位申报新的进度计划。


4、重视保留短信、微信、QQ聊天记录、照片等电子数据。


作者:赵红


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